Manual de Gestión Aliados

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El proceso de anulación o cancelación de pólizas se puede realizar hasta 45 días después del inicio de vigencia.

Se puede dar por los siguientes conceptos:

  • Decisión del tomador.
  • Cancelación de la deuda.
  • No recaudo de la prima.
  • Por cambio de compañía.
  • Por venta del vehículo (si no continúa con la Compañía).

Se debe generar tarea por indexación con el número 2759. Para conocer el paso a paso haga  clic aquí.

Importante: para solicitar la devolución de una prima no devengada (a favor del cliente), se debe generar una tarea de forma independiente una vez sea confirmada la cancelación de la póliza. Para más información consulte la actividad “Pago de la prima no devengada” (devolución de primas) en el módulo de Cartera. . 

En todos los casos: 

  • Carta del cliente/tomador solicitando la cancelación
  • Cualquier solicitud o cambio retroactivo se debe tramitar con el Gestor de la Sucursal mediante correo electrónico.

Para pólizas con beneficiario oneroso, anexar:

  • Tarjeta de propiedad con levantamiento de prenda y/o paz y salvo de la entidad financiera donde se mencione la placa del vehículo
  • Comunicado del banco con la aceptación de la nueva póliza presentada por el tomador

Importante: En caso de no recibir los documentos completos, la anulación se hará treinta (30) días posteriores a la solicitud y se realizará el cobro de este tiempo de vigencia.

Por venta del vehículo: 

  • Copia de la tarjeta de propiedad por las dos caras o contrato de compraventa. La póliza se cancelará con la fecha del traspaso, si es tarjeta de propiedad, o del contrato de compraventa, el cual no debe superar los 30 días de firmado. Tenga en cuenta que la fecha no puede ser diferente a la que se evidencie en el documento.

Importante:. 

  1. Si el vehículo, continúa con la Compañía con el nuevo propietario, debe tramitarlo a través de la actividad "Emisión póliza con placa vigente o suscrita" del módulo autos
  2. La retroactividad máxima para solicitar la cancelación de una póliza por falta de interés es de dos (2) años.
    

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Cotización/Emisión póliza o aplica: En línea
Consulta guía de valores Fasecolda: En línea
Habilitación de código Fasecolda: 2 Horas
Creación de código Fasecolda: 3 días hábiles

En esta actividad se describen los siguientes procesos:

  1. Cotización / Emisión póliza o aplica
    - Consulta guía de valores Fasecolda
    - Habilitación y / o creación de código Fasecolda
  2. Colectivos:
    En caso de requerir una cotización de una póliza colectiva, por favor contactarse con su Director Comercial.
  3. Ajustes de prima cuando la emisión genera un valor diferente al de la cotización.

Conozca el paso a paso haciendo clic en los siguientes links:
¿Cómo cotizar una póliza de autos?
¿Cómo emitir una póliza de Autos?

Consulte la guía de valores Fasecolda
Aplica si el vehículo es cero kilometros sin placa asignada. www.fasecolda.com/guia-de-valores

Habilitación y/o creación de código Fasecolda 
Envíe la factura de venta al buzón codigo
codigo.fasecolda@allianz.co.

Importante: Si la emisión genera un valor diferente al de la cotización se debe generar tarea por indexación con el número 2728 (Ajuste prima) o 0290 (Ajuste de prima de comparadores) adjuntando el PDF de la cotización. El tiempo de respuesta para esta tarea es de dos (2) días hábiles. Recuerde que la cotización tiene vigencia únicamente por treinta (30) días calendario.

Emisión de póliza o aplica:

1. Anexar en la ficha de gestión de la póliza en la imagen 2263

  • Tarjeta de propiedad 
  • Factura si es 0 kilómetros
  • Contrato en caso de Leasing

2. Anexar en la ficha de gestión del cliente 

  • Formato único de conocimiento del cliente Sarlaft, para descargarlo haga  clic aquí. Para generar Sarlaft con firma electrónica del cliente por medio de OTP ingrese al siguiente link https://appsese.co:8098/. Para mayor información consulte a su director comercial o escriba al WhatsApp 3225545635.
  • Documentos que se requieran según la naturaleza de la persona (natural o jurídica), puede consultarlos haciendo clic aquí.

Habilitación de código Fasecolda 

Si el código ya esta creado en la pagina de Fasecolda
 (https://fasecolda.com/guia-de-valores) pero no esta habilitado, se debe enviar print de pantalla del código.

Creación de código Fasecolda:

Si el vehículo es ensamblado en Colombia anexar: 

  • Factura de venta.

Si el vehículo no es ensamblado en Colombia, anexar: 

  • Facturas de venta.
  • Declaración de importación

Adicionalmente, si el vehículo es pesado, anexar: 

  • Registro fotográfico (pesados, remolques y Semi-remolques).
  

Ficha de Gestión: Es el espacio que se destina para almacenar toda la información histórica de un cliente, intermediario, póliza y siniestro que viene organizado cronológicamente y puede consultarse por los usuarios autorizados.

Aplica: Es cada riesgo asegurado que hace parte de una póliza colectiva. Ejemplo: El aplica 6 de la póliza XXXX2507 de Autos Colectivo, significa que es el sexto auto asegurado dentro de esa póliza.

Buzón: Cuenta de correo electrónico destinada para recibir y atender solicitudes, preguntas, quejas o reclamaciones de un tema específico y que es atendida por un equipo de personas expertos en dicho tema. La mayoría de los buzones generan registros automáticos en una ficha de gestión que permite hacerle seguimiento a cada solicitud y hacer auditoria a los tiempos de respuesta. Es decir; queda un registro permanente de la solicitud y respuestas dadas a la misma

La corrección de emisión se realiza cuando la póliza ha sido emitida de forma errónea y debe ser ajustada. 

Ejemplos:

  • Cambio forma de pago
  • Cambio de paquete
  • Fecha de vigencia

Se puede realizar si el negocio es nuevo, no mayor a 25 días desde su fecha de emisión y no ha sido recaudado. 

Se debe generar tarea por  indexación con el número 2620. Para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Se debe anexar en la ficha de gestión de la póliza solicitud por parte del intermediario o cliente.

Glosario

    

Ficha de Gestión: Es el espacio que se destina para almacenar toda la información histórica de un cliente, intermediario, póliza y siniestro que viene organizado cronológicamente y puede consultarse por los usuarios autorizados.

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

El bloqueo es un proceso que realiza el sistema cuando alguna(s) de la(s) condición(es) de la póliza requiere documentos adicionales y/o validación por el área técnica o de la sucursal.
Debe generar tarea por indexación con el número 2729, para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Para vehículo cero kilómetro, anexar:

  • Factura de venta

Para desbloqueos por inspección y/o continuidad de Allianz, anexar:

  •  Tarjeta de propiedad

Para continuidad de otra compañía, anexar:

  •  Carátula de la póliza actual

Importante: Si la sucursal o el área técnica requiere algún soporte adicional para la evaluación del riesgo, éste se notificará en la ficha de gestión y será necesario generar nuevamente la tarea por indexación con el número 2729.

     

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

Es el proceso en el cual el cliente puede extender la bonificación de descuento por no reclamación teniendo en cuenta las políticas de suscripción de Allianz.

Extensión de descuento para persona natural
El asegurado persona natural de 25 años en adelante, sin siniestros reportados en los últimos (10 años), recibe hasta máximo (3 años) de descuento técnico consultado en Cexper por cedula, de su esposo(a), hijos y padres

Extensión de descuento para persona jurídica
El asegurado persona jurídica sin siniestros reportados en los últimos (10 años),recibe el descuento técnico consultado en Cexper por cedula del representante legal o socio.

En ambos casos aplica para negocios nuevos de Livianos particulares familiares, excepto riesgos especiales

Extensión de descuento para persona natural
Para la emisión se debe indexar la carta de autorización firmada por la persona que cede el descuento.

Extensión de descuento para persona jurídica
Para validar y aplicar el descuento en la cotización, contactar al gestor comercial por medio de correo, adjuntando el PDF de la cotización. 

Para la emisión, se debe generar tarea por indexación con el número 2729. Para conocer el paso a paso haga clic aquí

Para extensión de descuento persona natural:

  • En el proceso de emisión, adjuntar carta de autorización firmada por la persona que cede el descuento.

 

Para extensión de descuento persona jurídica, anexar: 

  • Cámara de Comercio (expedición no mayor a 60 días), donde se identifique la persona que ha ganado el descuento.
  • Tarjeta de propiedad a nombre de la empresa.
  • Fotocopia de la cedula de la persona natural que ha ganado el descuento.
  • Factura de venta para vehículo cero km
  • Carta de autorización firmada por la persona que cede el descuento
  • PDF de la cotización en la que el gestor comercial aplicó la extensión de descuento
      

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Carta del asegurado cedente: comunicación en la cual un asegurado autoriza  ceder la bonificación por no reclamación a otro asegurado

Es el proceso en el cuál se suscriben pólizas actualmente vigentes en la Compañía o se retoma una póliza previamente anulada o revocada por mora en el pago de la prima.
 
Se puede dar por los siguientes conceptos:
 
  1. Por cambio de dueño.
  2. Cambio de una colectiva a una individual o viceversa.
  3. Retoma de Cliente póliza terminada por no pago.

Mismo intermediario:

Se debe generar tarea por indexación con el número 2917 EMISIÓN PLACA VIGENTE sobre la póliza en la cual se encuentra suscrita la placa.

Diferente intermediario:
Indexar los documentos soportes al buzón
emision.placavigente@allianz.co

 

En todos los casos

- Copia del documento de identificación del tomador y asegurado.
- Formato único de conocimiento del cliente Sarlaft, para descargarlo haga clic aquí. Para generar Sarlaft con firma electrónica del cliente por medio de OTP ingrese al siguiente link https://appsese.co:8098/. Para mayor información consulte a su director comercial o escriba al WhatsApp 3225545635.
- En caso de nuevo intermediario debe adjuntar carta del tomador autorizando el cambio de intermediario. 

1. Cambio de dueño: 

  • Copia de la tarjeta de propiedad por las dos caras o contrato de compraventa. La póliza se cancelará con la fecha del traspaso, si es tarjeta de propiedad, o del contrato de compraventa, el cual no debe superar los 30 días de firmado. Tenga en cuenta que la fecha no puede ser diferente a la que se evidencie en el documento

2. Cambio de una colectiva a una individual o viceversa:

  • Si el intermediario es nuevo, se debe adjuntar carta del tomador autorizando el cambio
  • Formato de datos, para descargarlo haga clic aquí.
    Importante: por cambio de dueño o cambio de una colectiva a individual o viceversa, una vez se confirme la cancelación de la anterior póliza, el intermediario podrá emitir la nueva. Para mantener la continuidad de Allianz, la fecha de anulación de la anterior póliza y la fecha de emisión de la nueva póliza, no debe superar (10 días) calendario

 

3. Retoma de Cliente:

  • Carta del tomador
  • Formato de datos, para descargarlo haga clic aquí.
    Importante: En estos casos la póliza se emite con el mismo valor que tenía la póliza cancelada más la prima del tiempo que estuvo asegurado y que no hubo pago de prima.
     

Retoma de cliente: Solicitud para desbloquear una placa de automóvil cuya póliza fue cancelada por no recaudo y no permite la emisión de un nuevo negocio. En estos casos el cliente manifiesta su intención de continuar con Allianz. La retoma de cliente genera un negocio nuevo.

Buzón: Cuenta de correo electrónico destinada para recibir y atender solicitudes, preguntas, quejas o reclamaciones de un tema específico y que es atendida por un equipo de personas expertos en dicho tema. La mayoría de los buzones generan registros automáticos en una ficha de gestión que permite hacerle seguimiento a cada solicitud y hacer auditoria a los tiempos de respuesta. Es decir; queda un registro permanente de la solicitud y respuestas dadas a la misma

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Pólizas renovadas automáticamente y se desea realizar cambios sobre las mismas. Hasta 45 días después de inicio de vigencia. 

Aplica para:

  1. Cambio de forma de pago 
  2. Cambio de tomador
  3. Cambio de zona de circulación y/o actualización de valor asegurado
  4. Cambio de paquete de cobertura
  5. Cambio código Fasecolda
  6. Cambio de modelo
  7. Inclusión y Exclusión de accesorios
  8. Inclusión de blindaje
  • Para solicitar el cambio de forma de pago o cambio de tomador se debe:
    Se debe generar tarea por indexación con el número 2024, con documentos de soporte. Conozca el paso a paso haciendo clic aquí.
  • Para solicitar cambio de zona de circulación y/o actualización de valor asegurado, paquete de cobertura, código Fasecolda, modelo, inclusión y exclusión de accesorios, o inclusión de blindaje se debe:
    Se debe generar tarea por indexación con el número 2261 , Conozca el paso a paso haciendo clic aquí.

Se debe adjuntar en la ficha de gestión de la póliza:

 

  1. Para cambio en la forma de pago, cambio de zona de circulación y/o actualización de valor asegurado:
    -Carta de solicitud del cliente.
  2. Para cambio de tomador
    -Carta de solicitud del cliente
    -Copia del documento de identidad.
    -Formato único de conocimiento del cliente Sarlaft, para descargarlo haga clic aquí. Para generar Sarlaft con firma electrónica del cliente por medio de OTP ingrese al siguiente link https://appsese.co:8098/. Para mayor información consulte a su director comercial o escriba al WhatsApp 3225545635.
    -Si el nuevo tomador es  persona jurídica:  copia del documento de identidad del representante legal y copia de Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a 60 días.

  3. Para cambio de paquete de cobertura:
    - Carta de solicitud del cliente.
    -Inspección reciente (si aumenta las coberturas).
  4. Para cambio de código Fasecolda:
    -Copia de la factura de venta o inspección reciente del vehículo.
    -Copia de la tarjeta de propiedad.
  5. Para cambio de modelo, anexar:
    -copia de la tarjeta de propiedad.
  6. Para inclusión y/o exclusión de asesorios, anexar:
    -Carta de solicitud del cliente.
    -Inspección reciente del vehículo*
  7. Para inclusión de blindaje, anexar:
    -Carta de solicitud del cliente.
    -Copia de la factura o avalúo del blindaje.
    -Inspección reciente del vehículo*

* En los casos en los cuales se requiere inspección reciente del vehículo, se debe solicitar la orden al gestor de la sucursal y generar la tarea después de realizar la misma, indicando que el vehículo ya realizó la inspección.  

 

Para conocer más información sobre estas modificaciones puede consultar la guía técnica de suscripción

   

Ficha de Gestión: Es el espacio que se destina para almacenar toda la información histórica de un cliente, intermediario, póliza y siniestro que viene organizado cronológicamente y puede consultarse por los usuarios autorizados.

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Esta actividad permite modificar pólizas en el transcurso de la vigencia. 

Las modificaciones SIN valor no generan un cambio en el valor de la prima, se pueden dar por: 

  1. Cambio de datos del vehículo.
  2. Inclusión de beneficiarios.

Las modificaciones CON valor, generan un cambio en el valor de la prima, se pueden dar por: 

  1. Inclusión de accesorios.
  2. Inclusión de blindaje.
  3. Corrección de código Fasecolda.
  4. Corrección de modelo.
  5. Cambio de zona de circulación.
  6.  Cambio de valor asegurado.

Para realizar una modificación (suplemento) con o sin valor  a pólizas vigentes.

Conozca el paso a paso haciendo clic en los siguientes links:
¿Cómo realizar un suplemento con valor en una póliza de autos?
¿Cómo realizar un suplemento sin valor en una póliza de autos?

 

Importante: Recuerde que para inclusión de accesorios el sistema genera orden automática de inspección y el movimiento quedará bloqueado hasta tanto el cliente no la realice.  Para mayor detalle lo invitamos a consultar la Guía Técnica de Suscripcion.

Se debe anexar en la ficha de gestión de la póliza:

  • Tarjeta de propiedad donde conste el cambio
  • Factura en caso de blindaje
    Importante: que el valor que aparece en la factura es el que debe incluir en el sistema. 
  • Carta o comunicación del asegurado solicitando el cambio.
  • Adjuntar y/o verificar SARLAFT actualizado del cliente.
    

Ficha de Gestión: Es el espacio que se destina para almacenar toda la información histórica de un cliente, intermediario, póliza y siniestro que viene organizado cronológicamente y puede consultarse por los usuarios autorizados.

Blindaje: se debe realizar inspección e indexar la factura

Suplemento: Hace referencia a cualquier modificación que se hace a una póliza y que puede generar o no una variación en su valor.

Es el proceso de modificación de pólizas en el transcurso de la vigencia que no se le permite hacer al intermediario en la plataforma Allia2netplus:  

  1. Cambio de beneficiario oneroso
  2. Cambio de leasing 
  3. Inclusión de segundo asegurado.
Se debe generar tarea por  indexación con el número 2024. Para conocer el paso a paso haga clic aquí.

Se debe anexar en la ficha de gestión de la póliza:

  • Cambio de beneficiario oneroso
    Tarjeta de propiedad nueva o paz y salvo
  • Inclusión de segundo asegurado
    Tarjeta de propiedad donde conste el dueño “principal” y “otros” así como el certificado de tradición y libertad
  • Cambio de beneficiario leasing
    Tarjeta de propiedad nueva o paz y salvo y contrato de leasing

    Adjuntar y/o verificar SARLAFT actualizado del cliente.
    

Ficha de Gestión: Es el espacio que se destina para almacenar toda la información histórica de un cliente, intermediario, póliza y siniestro que viene organizado cronológicamente y puede consultarse por los usuarios autorizados.

Tarea GO: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro. Puede hacerse con indexación o por nota

Indexar: Proceso de cargar en la Ficha de Gestión documentos, imágenes o archivos que soportan la creación, expedición o modificación de un cliente, póliza o siniestro

Este proceso le permitirá gestionar de manera autónoma descuentos comerciales para retener pólizas que cumplan con los criterios definidos por la Compañía.

Conozca el paso a paso haciendo clic aquí

Importante: en el criterio de búsqueda el sistema muestra la(s) póliza(s) que cumple(n) con las condiciones para la retención, las pólizas que no registran en esta sección no son objeto de la estrategia.

Formato único de conocimiento del cliente Sarlaft actualizado, para descargarlo haga clic aquí. Recuerde que este documento se debe adjuntar en la ficha de gestión del cliente.
Si tiene dudas sobre alguna actividad lo invitamos a contactar a Allia2 Center, un equipo especializado que lo acompaña en tiempo real para hacer su trabajo más ágil y efectivo.
Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Línea nacional:  01 8000 979720 
Desde Bogotá:  601-5188990 (opción 1-4)
Correo electrónico*:  allia2center@allianz.co
*A través del correo electrónico se da respuesta a consultas relacionadas con los siguientes temas:

  • Cuenta Agente (pagos y ajustes de comisiones).
  • Ajustes y certificaciones tributarias que no estén en el Manual de Gestión  Aliados.
  • Seguridad Social.
  • Gestión Sarlaft.
  • Facturación electrónica.
  • Actualizaciones de cuenta bancaria.
  • Actualizaciones de régimen tributario.